Jedną z najistotniejszych decyzji, jakie firma musi podjąć w kwestii zasad użytkowania swojej floty, jest ustalenie, czy auta firmowe mogą być użytkowane prywatnie, w jakim zakresie i przez których pracowników. Zezwalając na korzystanie z auta poza czasem pracy, firma musi się liczyć z częściową utratą kontroli nad swoimi pojazdami oraz wyższymi kosztami obsługi floty.
Korzystanie z samochodu na wakacjach jest jeszcze większym problemem, ponieważ liczba przejechanych kilometrów jest zazwyczaj dość znaczna, a czas użytkowania auta do celów prywatnych jest dłuższy, przez co firma traci kontrolę nad własnym pojazdem w jeszcze większym stopniu. Trzeba się liczyć z większymi przebiegami, które skutkują dodatkowymi wydatkami na paliwo, przeglądy, naprawy i opony. Należy również wziąć pod uwagę podwyższone ryzyko szkód komunikacyjnych.
Na ile prywatnie, na ile służbowo?
Problemem przy przekazaniu samochodów służbowych do użytku prywatnego jest szczegółowe ustalenie, w jakim zakresie mogą być one użytkowane po godzinach pracy. Firma może udostępnić je w pełnym zakresie, ale może również ograniczyć ich użytkowanie. Ograniczenia mogą dotyczyć akceptowanych przez firmę kosztów oraz państw na terenie, których można użytkować pojazd (np. często stosowaną praktyką jest udostępnianie samochodu na urlop w kraju, ale nie na wyjazdy zagraniczne).
Udostępniając pracownikom firmowe pojazdy po godzinach można zaznaczyć, że firmowej karty paliwowej nie można używać do tankowania w celach prywatnych. Skutecznym rozwiązaniem jest wprowadzenie cezury czasowej, która określa np., że nie wolno korzystać z karty paliwowej od piątku od godziny 18.00, do godziny rozpoczęcia pracy w poniedziałek lub w trakcie urlopu. Praktyką jest również zezwalanie na korzystanie z auta na terenie Polski, a w przypadku wyjazdu za granicę, konieczność uzyskania zgody przełożonego.
– Wszystko zależy jednak od pozycji zajmowanej przez danego pracownika i od polityki flotowej firmy – zauważa Tomasz Matujewicz, Kierownik Działu Rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska). – Są bowiem firmy, w których samochód służbowy jest traktowany nie tylko jako narzędzie pracy, ale i jako dodatkowy benefit dla pracownika. To, w jakim zakresie auto będzie narzędziem, a w jakim będzie dla pracownika również bonusem, zależy od polityki kadrowej firmy oraz pozycji pracownika w hierarchii zawodowej w danej firmie. Pracownicy wyższego szczebla zazwyczaj mają udostępnione auta służbowe bez większych ograniczeń, a np. przedstawiciele handlowi są zobowiązani do pokrywania w trakcie wakacji kosztów paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych takich jak np. płyn do spryskiwaczy.
Wyjazd za granicę
Wyjazd zagraniczny służbowym autem, pociąga za sobą konieczność uzyskania przez pracownika zgody właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie, natomiast jeśli samochody firmowe są leasingowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy.
– Upoważnienie to powinno być wystawione na konkretnego pracownika i zawierać przynajmniej jego imię i nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu osobistego – wyjaśnia Tomasz Matujewicz, Kierownik Działu Rozwoju LeasePlan Fleet Management (Polska). – Dokument należy przygotować w języku polskim i angielskim. Warto jednak wiedzieć, że są kraje, które wymagają dodatkowo notarialnego poświadczenia upoważnienia oraz jego tłumaczenia przysięgłego. Jest to np. Białoruś i Ukraina.
Bardzo ważną kwestią w przypadku wyjazdu zagranicznego jest sprawdzenie zakresu terytorialnego ubezpieczenia AC. Auto Casco obejmuje zwykle teren Europy, z wyłączeniem ubezpieczenia od kradzieży w krajach byłego ZSRR (bez krajów nadbałtyckich) oraz czasami również Serbii, Czarnogóry i Turcji. Z uwagi na trudności ze zorganizowaniem w innym kraju pomocy drogowej czy też z powrotem do domu bez samochodu, szczególnie ważne w trakcie wyjazdów zagranicznych jest ubezpieczenie assistance.
– Podobnie, jak w przypadku AC, warto sprawdzić jaki jest zakres pakietu assistance – tłumaczy Tomasz Matujewicz z LeasePlan. – Oferowane w jego ramach usługi mogą być różne: naprawa pojazdu na miejscu zdarzenia, holowanie do najbliższego warsztatu, powrót do miejsca zamieszkania lub kontynuacja podróży innym środkiem transportu, zakwaterowanie w hotelu i samochód zastępczy.
W trakcie zagranicznego urlopu nie wolno zapomnieć też o tzw. Zielonej Karcie, czyli ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym. Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej Polacy nie muszą się już legitymować Zieloną Karta w wielu krajach.. Zielona Karta jest jednak nadal wymagana w krajach takich jak: Albania, Iran, Rumunia, Andora, Izrael, Serbia i Czarnogóra, Białoruś, Macedonia, Tunezja, Bośnia i Hercegowina, Maroko, Turcja, Bułgaria, Mołdawia, Ukraina.
W razie wyjazdu zagranicznego warto się wcześniej skontaktować z ambasadą danego kraju, żeby poznać jego specyfikę. Cenny w takiej sytuacji może okazać się również poradnik „Polak za granicą” wydawany przez MSZ, który dostępny jest także na stronie internetowej ministerstwa spraw zagranicznych (www.msz.gov.pl).
Odpowiedzialność finansowa pracownika
Pracownik korzystający ze służbowego samochodu powinien mieć świadomość, że pracodawca może go obciążyć z tytułu uszkodzeń powstałych z winy kierowcy. Musi to być jednak uregulowane w polityce flotowej firmy i umowie o pracę. Firmy często obciążają pracowników kosztami z dwóch podstawowych obszarów. Jednym z nich są wydatki nie pokrywane przez ubezpieczyciela.
– Firma ubezpieczeniowa może odmówić wypłaty odszkodowania w kilku sytuacjach – tłumaczy Tomasz Matujewicz z LeasePlan. – Przykładem jest niedostarczenie dokumentów szkodowych, ucieczka z miejsca wypadku czy też prowadzenie samochodu w stanie nietrzeźwym. Warunki, w których ubezpieczyciel może nie wypłacić odszkodowania, przez co firma poniesie dodatkowe koszty, powinny być znane pracownikowi i powinien mieć on świadomość, kiedy może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów we własnym zakresie.
Użytkownik może zostać obciążony opłatami za naprawę uszkodzeń, które powstały ewidentnie z jego winy, np. w przypadku jazdy bez oleju w silniku, bądź wjechania w głęboką wodę.
– Bardzo ważne jest jednak zaznaczenie takiej możliwości w polityce flotowej firmy oraz umowie o pracę – wyjaśnia Artur Sulewski, Kierownik Działu Sprzedaży z LeasePlan Fleet Management (Polska). – W przypadku obciążania pracownika np. kosztami napraw, należy pamiętać, że koszty te nie mogą być wyższe niż trzykrotność przeciętnego wynagrodzenia pracownika oraz, że wysokości pensji pracownika, po odliczeniu kosztów obciążających, nie może być niższa od średniego wynagrodzenia w kraju.
Prywatne użytkowanie firmowego auta, w tym szczególna forma, jaką jest korzystanie ze służbowego samochodu podczas wakacji, jest jedną z kluczowych kwestii, jakie powinna regulować polityka flotowa. Samochód jest w firmie ważnym narzędziem pracy, które generuje wysokie koszty. Dla pracowników zaś firmowe auta są nie tylko narzędziem pracy, ale również dodatkowym benefitem. Jednocześnie, właściwe rozdysponowanie służbowych pojazdów oraz ustalenie najbardziej racjonalnego z ekonomicznego punktu widzenia zakresu użytkowania, skutkuje dla firmy oszczędnościami oraz pozytywnymi relacjami z pracownikami.
